Kako nastaviti e-račune

Dobrodošli v vodiču za vzpostavitev in uporabo sistema e-računov (e-Invoice) znotraj aplikacije AdBooks. Ta modul vam omogoča ustvarjanje računov v formatu XML, ki je popolnoma skladen z evropskim standardom UBL 2.1 EN 16931.

🚀 Kako dostopati do nastavitev e-računa #

E-računi so privzeto onemogočeni. Za njihovo aktivacijo in konfiguracijo sledite naslednjim korakom:

1. Kliknite na svoje ime v zgornjem desnem kotu zaslona.
2. V spustnem meniju izberite »Nastavitve računa« (Account Settings).
3. V levem meniju kliknite na »Nastavitve e-računov« (e-Invoice Settings).

💡 Hitra povezava: Do nastavitev lahko neposredno dostopate prek te povezave: app.adbooks.co/admin/business/einvoice_settings

🔧 Aktivacija in konfiguracija sistema #

1. Omogočanje funkcije #

• Označite možnost »Omogočite funkcijo e-računov« (Enable e-Invoice feature).
• Kliknite gumb »Shrani spremembe« (Save changes) na dnu strani.

2. Vnos obveznih podatkov za e-račun #

Za pravilno delovanje sistema e-računov morate izpolniti naslednja polja:

• Privzeti razlog za oprostitev DDV (Default VAT exemption reason)*: Izberite privzeti razlog za oprostitev DDV, ki se bo samodejno izpisal na vseh računih (pri ustvarjanju posameznih računov ga lahko ročno spremenite). Na voljo so naslednje možnosti:
  • Dobava znotraj Skupnosti (Intra-community supply)
  • Obrnjena davčna stopnja (Reverse charge)
  • Izvoz izven EU (Export outside the EU)
  • Ni predmet DDV (Not subject to VAT)
  • Oproščeno plačila DDV (Exempt from VAT)
  • Stopnja 0 % (Zero-rated goods)
• ID Peppol točke (Peppol Endpoint ID): Vnesite svojo ID za DDV z državno predpono (npr. SI12345678, BA123456789000 ali LU12345678). Če vaše podjetje ni zavezanec za DDV, vnesite svojo uradno matično ali davčno številko.
• ID Peppol sheme (Peppol Scheme ID): Tega polja vam ni treba spreminjati. Sistem ga samodejno generira na podlagi prvih dveh črk (kode države) vašega ID-ja točke (Endpoint ID).

Ko vnesete vse podatke, kliknite »Shrani spremembe« (Save changes).

🏦 Dodajanje in konfiguracija bančnega računa (Obvezno!) #

⚠️ POMEMBNO: Brez nastavljenega privzetega (primarnega) bančnega računa možnost izvoza e-računa v aplikaciji ne bo vidna!

Kako dodati in nastaviti privzeti račun:

1. Na desni strani zaslona kliknite gumb »Dodaj«.
2. V pojavnem oknu vnesite podatke o bančnem računu:
   • Imetnik računa
   • Ime banke
   • IBAN
   • BIC / SWIFT
3. Kliknite »Dodaj« , da shranite račun.
4. Ključni korak: Kliknite na ikono zvezdice poleg dodanega računa. Ko zvezdica obarva zeleno, je ta račun nastavljen kot Privzeti (Default) in se bo izpisal na vseh vaših XML dokumentih e-računov.

Opomba: Dodate lahko več bančnih računov, vendar je lahko le eden označen z zeleno zvezdico kot privzeti.

📄 Kako izvoziti e-račun (XML)? #

Ko so e-računi uspešno omogočeni in nastavljeni, se bo na vseh mestih v aplikaciji, kjer upravljate z računi, pojavila nova možnost.

Neposredno pod standardno možnostjo »Izvozi kot PDF« boste videli možnost »e-Račun (XML)« (e-Invoice (XML)). S klikom na to možnost lahko vi in vaše stranke prenesete e-račun, ki je pripravljen za obdelavo in prenos na evropski ravni.

⚠️ Odpravljanje težav in preverjanje podatkov #

AdBooks misli na vse! Če aplikacija blokira izvoz v format e-računa (XML), to pomeni, da na samem računu ali v profilu vašega podjetja manjkajo nekateri obvezni zakonski podatki.

V tem primeru bo aplikacija samodejno prikazala pojavno okno z natančnim pojasnilom, kaj natanko manjka.

Najpogostejši razlogi za opozorila:

• Manjkajoč naziv ali opis izdelka/storitve.
• Manjkajoča davčna številka stranke ali vašega podjetja.
• Ni izbranega privzetega bančnega računa (manjka zelena zvezdica).
• Manjkajoči drugi zakonsko zahtevani podatki o podjetju (naslov, mesto itd.).

Preprosto sledite navodilom v pojavnem oknu, izpolnite manjkajoče podatke in vaša XML datoteka bo v nekaj sekundah pripravljena za prenos!